便携文档格式常用于保留较稳定版式（字体替换有时会改变行宽和分页结果）

字体替换有时会改变行宽和分页结果。便携文档格式常用于保留较稳定版式。扫描把纸面图像转为数字图像数据。扫描分辨率影响细节和生成文件体积。自动进稿器用于连续输送多页文档。平板扫描通过玻璃面承放单页或其他材料。玻璃污点可能在多页扫描中重复出现。文字识别把图像中的字形转为可编辑文本。

纸张克重影响厚实感但不等同实际厚度。双面打印可以减少同样内容使用的纸张。手动双面打印需要按正确方向重新放纸。自动双面机构负责翻转或重新输送纸张。纸张受潮可能影响进纸和打印效果。纸张边缘卷曲可能增加卡纸机会。进纸导板用于限制纸张横向移动。纸盒装得过满可能妨碍取纸机构工作。不同尺寸纸张需要对应合适的页面设置。

打印分辨率描述相应方向上的成像点密度。高分辨率设置可能增加处理和输出时间。彩色打印通常通过多种基础颜色混合成像。屏幕发光与纸面反光采用不同显色方式。屏幕颜色与打印颜色不一定完全一致。纸张白度和表面处理也会改变颜色观感。普通纸与照片纸具有不同吸墨特点。照片纸涂层用于控制墨滴和表面成像。

打印把数字内容转移到纸张等实体材料。喷墨打印利用细小墨滴形成文字和图像。激光打印通常使用静电和碳粉成像。碳粉与喷墨墨水属于不同耗材体系。打印头喷孔堵塞可能影响图像连续性。打印机校准用于调整相应位置和颜色表现。墨盒容量与实际可打印页数存在条件关系。页面覆盖率会影响耗材的实际消耗速度。